Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ Datenschutzhinweise

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

A. Unsere Kontaktdaten und allgemeines zur Datenverarbeitung durch uns

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, sind die

Staatliche Schlösser und Gärten Baden-Württemberg
Zentrale
Schlossraum 22 a
76646 Bruchsal

vertreten durch die Geschäftsführer Michael Hörrmann und Manuel Liehr (kommissarisch)

Telefon +49(0)72 51.74 -27 27
Telefax +49(0)72 51.74 -27 11

E-Mail info@ssg.bwl.de 
Web: http://www.schloesser-und-gaerten.de 

Die Staatlichen Schlösser und Gärten Baden-Württemberg sind eine nicht rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts innerhalb des Landesbetriebs Vermögen und Bau Baden-Württemberg. Der Landesbetrieb Vermögen und Bau ist eine Einrichtung der Körperschaft des öffentlichen Rechts Land Baden-Württemberg im Sinne von § 26 Abs. 1 der Landeshaushaltsordnung von Baden-Württemberg.

Weitere Informationen zu unserer Firma können Sie dem Impressum unserer Homepage unter http://www.schloesser-und-gaerten.de/wir-ueber-uns/impressum/ entnehmen.

Hinweis

Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

B. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer

Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional).

Meeting-Metadaten

Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.

Bei Aufzeichnungen (optional)

MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon

Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese ggf. im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Erforderliche Daten und Funktionen

Nehmen Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Host einen Zugangslink per E-Mail. Um an dem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen und ggf. Ihrer E-Mail-Adresse machen.

Daneben erhebt „Zoom“ Benutzerdaten, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung.

Freiwillige Angaben und Funktionen

Sie können ggf. freiwillig weitere Angaben zu Ihrer Person machen. Sofern diese Funktion nicht aufgrund der Konzeption des „Online-Meetings“ standardmäßig deaktiviert ist, steht es Ihnen zudem frei, während des Online-Meetings die Chatfunktion zu nutzen.

Wenn Sie die Chatfunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese ggf. im „Online-Meeting“ anzuzeigen oder über einen Moderator in das „Online-Meeting“ einzubringen.

Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, für die Dauer des Meetings und darüber hinaus verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Eingaben werden gespeichert.

Sonstige Funktionen

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung von „Zoom“, eine detaillierte Auflistung der durch „Zoom“ erhobenen und verarbeiteten Daten sowie die „Zoom“-Datenschutzhinweise finden Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html.

C. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

D. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist im Regelfall Ihre Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, die in der Anmeldung und Einwahl in ein „Online-Meeting“ zu sehen ist. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.

Sofern Ihre Teilnahme am „Online-Meeting“ zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen.

Im Übrigen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ zur Aufrechterhaltung ortsunabhängiger Kommunikation. Unsere Abwägung hat ergeben, dass unser berechtigtes Interesse zumindest nicht weniger schwer wiegt, als Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern.

 

E. Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind.
Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Empfänger Ihrer Daten ist die von uns mit der Organisation, der technischen Durchführung sowie dem Support von „Online-Meetings“ beauftragte
EXPOFIRST GmbH & Co. KG
Feldbergstr. 57
D-61440 Oberursel
,

mit der wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung von Daten im Sinne des Art. 28 DSGVO geschlossen haben.

Darüber hinaus erhält der Anbieter von „Zoom“, die

Zoom Video Communications Inc.
55 Almaden Boulevard, Suite 600
San Jose, CA 95113
USA

Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies zur Durchführung des „Online-Meetings“ technisch notwendig und im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen vorgesehen ist. Unsere Auftragsverarbeiterin, die EXPOFIRST GmbH & Co. KG, hat hierzu mit der Zoom Video Communications Inc. einen (Unter-) Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Als (Unter-) Auftragsverarbeiter verarbeitet Zoom Video Communications Inc. Ihre Daten streng weisungsgebunden.

F. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Die Datenverarbeitung kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Im Hinblick auf Zoom Video Communications Inc. kann ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln sowie die weiteren im Rahmen des (Unter-) Auftragsverarbeitungsvertrages geschlossenen Vereinbarungen angenommen werden. Auf Anfrage stellen wir die geschlossenen EU-Standardvertragsklauseln gerne zur Verfügung.

G. Datenschutzbeauftragter

Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

Vermögen und Bau Baden-Württemberg
Betriebsleitung
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Rotebühlplatz 30
70173 Stuttgart
datenschutz@vbv.bwl.de

H. Betroffenenrechte

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

I. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

J. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 06.10.2021